Os erros na assinatura digital raramente estão na tecnologia. Em geral, estão na escolha da modalidade errada para o documento, na falta de controle sobre versões e signatários e na ausência de rotina. Nenhum deles invalida a assinatura por si só; no entanto, todos enfraquecem a prova e atrasam a operação. A seguir, veja os cinco mais comuns em contratos e cessões de crédito e como evitar cada um.
| Erro | Como evitar |
|---|---|
| 1. Usar uma modalidade abaixo do que o documento exige | Mapear a exigência de cada documento antes de enviar |
| 2. Assinar sem controle de versão e de integridade | Plataforma com trilha de evidências; nada de versões por e-mail |
| 3. Ignorar o que a lei, o regulamento e a contraparte pedem | Checklist por tipo de documento e de contraparte |
| 4. Não treinar quem assina e quem envia | Treino curto, prático e por função |
| 5. Assinar documento por documento quando há volume | Assinatura em lote por operação |
Erro 1: usar uma modalidade abaixo do que o documento exige
A assinatura eletrônica simples vale, mas prova menos a autoria: ela associa a assinatura a um aceite por e-mail ou código, sem trilha robusta. Portanto, o erro não é usar a simples; é usar uma modalidade abaixo do que o documento exige. Por exemplo, um termo de cessão entre as partes costuma pedir a assinatura avançada, com identificação do signatário e trilha de evidências; já um ato em que a lei, um cartório, um órgão ou o regulamento do fundo exigem certificado precisa da assinatura qualificada, com certificado ICP-Brasil.
Como evitar: primeiro, mapeie, por tipo de documento, qual modalidade é exigida e configure a operação com essa regra. As três modalidades estão em diferença entre assinatura eletrônica e digital.
Erro 2: assinar sem controle de versão e de integridade
Contratos que circulam por e-mail e pastas compartilhadas acumulam versões; assim, a assinatura acaba recaindo sobre um arquivo que não é o final. Numa disputa, afinal, a pergunta é sempre a mesma: qual versão foi assinada e ela continua íntegra?
Como evitar: use, então, uma plataforma que registre quem assinou, quando e por qual canal e que permita verificar depois que o documento não mudou. Além disso, evite enviar arquivos por e-mail sem rastreabilidade.
Erro 3: ignorar o que a lei, o regulamento e a contraparte pedem
Em primeiro lugar, a regra geral é a liberdade de forma: o Código Civil só exige forma específica quando a lei determina (art. 107), e a MP 2.200-2/2001 admite qualquer meio de prova de autoria aceito pelas partes. O problema aparece, porém, nas exceções: atos com o poder público, em que a Lei 14.063/2020 define o mínimo de cada caso; cartórios e órgãos que exigem certificado em atos específicos; e regulamentos de fundo ou contratos que fixam a modalidade.
Como evitar: por isso, mantenha um checklist por tipo de documento e de contraparte, com a modalidade exigida e a fonte da exigência. O que a lei e o STJ dizem sobre a assinatura sem certificado está em validade jurídica da assinatura eletrônica.
Erro 4: não treinar quem assina e quem envia
Primeiro, quem envia precisa saber montar a operação: documentos, signatários, poderes e ordem de assinatura. Quem assina, por sua vez, precisa saber o que vai receber e por qual canal. Sem isso, a operação volta com erro e o cedente perde a confiança no fluxo.
Como evitar: faça, então, um treino curto, prático e por função, com simulação em documentos de teste e um canal de dúvidas nas primeiras semanas. Veja como treinar equipes para usar assinatura digital.
Erro 5: assinar documento por documento quando há volume
Numa cessão com dezenas de títulos, por exemplo, enviar cada documento separadamente multiplica links, cobranças e esquecimentos. O resultado, então, é a operação parada à espera da última assinatura.
Como evitar: em vez disso, envie todos os documentos da operação como um lote, para que cada signatário assine de uma vez tudo o que lhe cabe, com ou sem certificado em cada documento. Veja o guia de assinatura digital em lote.
Na Flixsign
A maior parte dos erros na assinatura digital some quando a operação é montada uma vez e segue um fluxo só. Assim, cada documento da operação recebe a modalidade que exige, com ou sem certificado ICP-Brasil; o cedente assina tudo em lote, pelo celular, sem cadastro prévio; e a trilha de evidências de cada etapa fica guardada por operação. Veja como funciona para FIDCs, securitizadoras e factorings.
Perguntas frequentes
Não. De fato, ela vale quando aceita pelas partes; o que muda é a força da prova de autoria. O risco está, portanto, em usar a simples num documento que exige assinatura avançada ou qualificada.
Quando a lei, um órgão, um cartório, a contraparte ou o regulamento do fundo exigem a assinatura qualificada. Nos contratos entre as partes, porém, a assinatura avançada costuma atender.
Com certificado ICP-Brasil, a lei presume a autoria. Sem certificado, por outro lado, a prova vem da trilha de evidências: identificação do signatário, data, hora e canal de cada etapa e a integridade do documento verificável depois.
Última revisão: outubro de 2026. Conteúdo informativo; não substitui orientação jurídica.
